Tomada de decisões compõe a boa administração

Cavicchioli Treinamentos - Cartórios

“Toda decisão tomada nasce da compreensão daquilo que se considera ser uma ‘ação correta’ – aquilo que tem grande significado para você e possibilita a conexão ao invés da separação”   

                        Richard Barret – especialista inglês em liderança e evolução nos negócios.

Nos tempos atuais, o ambiente de trabalho não se assemelha a um grande transatlântico navegando em mares tranquilos e estáveis onde há previsibilidade na rota traçada, mas sim a um bote, frágil, que precisa o tempo todo ultrapassar com agilidade as corredeiras e situações não previstas.

Vamos aproveitar esse cenário de incertezas para abordar o modo de tomar decisões, que é um componente importante da boa administração e assunto estudado constantemente nos cursos de gestão de empresas e comportamento organizacional.

Segundo R. Daft, especialista norte-americano em teoria organizacional e liderança, uma decisão é uma escolha feita das alternativas disponíveis e que tem consequências importantes para a organização.

Normalmente, imaginamos que aquele que toma decisões é uma pessoa racional, analítica, que escolhe os caminhos de forma coerente. No entanto, sabemos que muitas decisões na prática, são tomadas com base também na intuição, no instinto e nas experiências vividas.

Na atividade notarial e registral, em que circunstâncias exigem dos profissionais alto teor técnico e conhecimentos jurídicos apurados, a tomada de decisão ocorre entre dois extremos:

  1. De forma centralizada, quando decisões importantes são tomadas pelo titular do cartório, ou seu substituto e pelos escreventes.
  2. De forma descentralizada, na atividade cotidiana da serventia extrajudicial, auxiliares e equipes de apoio se veem diante da necessidade de tomar decisões ágeis durante o atendimento ao usuário.

 

Uma situação frequente no tabelionato de notas é decidir sobre a aceitação ou não de documentação que identifique as partes, como RG ou CNH, por exemplo, que apresentem elemento de segurança com algum dano. A decisão é sempre minimizar riscos.

Outro exemplo: o cartório dispõe de recursos financeiros para investir em novos equipamentos, um software mais ágil ou renovar o mobiliário do setor de atendimento. Qual melhor decisão a tomar?

O maior desafio é alcançar um equilíbrio funcional entre esses dois extremos, combinando análise racional com intuição mais vivências adquiridas, mantendo a ética e a qualidade nas decisões.

Em um mundo perfeito, os gestores teriam todas as informações necessárias para tomar decisões. No mundo real, entretanto, nem tudo é conhecido, pois nem todo dado está disponível e precisamos constantemente “correr atrás” de informações como custos, condições operacionais e restrições de recursos, que reduzirão a incerteza da decisão. O objetivo deverá ser sempre reduzir o risco de decidir mal em função de prováveis alternativas e mudanças.

Etapas da tomada de decisões

Estudos recentes apresentam seis etapas para o processo de tomada de decisão eficaz.

  1. Reconhecimento da necessidade de decisão. Perguntas como “qual é o problema que está nos afetando?” ou “onde, quando e como ocorreu?”, auxiliam nessa fase;
  2. Diagnóstico da causa. Fase de exploração mais profunda sobre o que causa o problema. Essa exploração pode evitar erros no futuro;
  3. Desenvolver alternativas. Fase da consideração de ações cabíveis para solucionar o problema e gerar soluções cabíveis;
  4. Seleção da alternativa desejada. Escolha da alternativa mais adequada às metas e aos valores que fundamentam a atividade do cartório extrajudicial;
  5. Implementação da alternativa escolhida. Fase que envolve o uso de habilidades administrativas dos tabeliães e registradores e demais envolvidos. Habilidades de liderança, comunicação e motivação serão necessárias nessa fase.
  6. Avaliação e controle. É o momento para a reunião de informações que expressam se a decisão implementada vai ao encontro das metas traçadas.

Se a decisão fracassar, recomenda-se nova análise do problema a fim de se reavaliar alternativas.

Erros na tomada de decisão

Pesquisas sobre comportamento organizacional indicam que tomadores de decisões que se pautam excessivamente na própria experiência, na intuição ou nos impulsos, poderão distorcer a realidade e provocar erros nas decisões tomadas. Uma curiosidade é que as mulheres diante de decisões gastam mais tempo analisando fatos passados. São mais empáticas e tendem a reexaminar um problema, avaliando aspectos tanto no viés racional quanto no emocional, e como consequência, tendem a errar menos.

Vale salientar que de um modo geral, um dos maiores motivos que podem provocar erros na tomada de decisões é o excesso de confiança.

O respeito às leis, à ética, à qualidade no atendimento, a segurança jurídica, o respeito ao ser humano e a responsabilidade socioambiental, são temas que demandam decisões frequentes e que nos obrigam a manter-se atento e sereno para decidir.

Vieses mais comuns na tomada de decisões

A atividade extrajudicial exige tomada de decisão em que competências como conhecimentos técnicos, a própria experiência profissional, senso ético e alguma dose de instinto fundamentam a condução dos processos decisórios para que apresentem coerência com os direitos e liberdades fundamentais dos cidadãos. Cautela e aversão ao risco – que são tendências de preferir o que é certo ao resultado arriscado – deverão sempre prevalecer.

Seria interessante ao caro leitor aqui avaliar e refletir, para descobrir qual dessas competências é predominante, ou não, na sua forma de tomar decisões.

Conheço gente que nunca toma decisões importantes em sextas-feiras 13. Quem aqui vai afirmar que é uma decisão incorreta?

Até a próxima, um abraço.

Publicado originalmente no Jornal do Notário – ANO XXII – Nº 201 – JAN/FEV – 2021, pgs. 24 e 25.

Escrito por Gilberto Cavicchioli

É professor de pós-graduação em cursos de Gestão de Negócios, consultor e gestor da empresa Cavicchioli Treinamentos. Realiza cursos e palestras técnicas sobre gestão de pessoas em cartórios extrajudiciais. Autor dos livros O Efeito Jabuticaba, na 4ª edição e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado, na 2ª edição. Conheça nosso material sobre gestão em: cavicchiolitreinamentos.com.br