Artigo Arpen agosto/2009
Trabalhar com qualidade requer das empresas constante evolução em seus patamares de gestão e de atendimento ao cliente.Há quatro anos a Arpen – SP difunde uma cultura de trabalho focada no aperfeiçoamento das atividades das serventias, encarando novos desafios que sustentem essa filosofia.
Nesse sentido conheceremos o Programa 5S, uma ferramenta muito eficiente na busca contínua da qualidade.
O conjunto de técnicas batizado de 5S ou house keeping em inglês, foi inicialmente desenvolvido no Japão pelas donas de casa que precisavam envolver todos os membros da família com o propósito de organizar a administração doméstica.
No final dos anos 60 muitas indústrias japonesas implantam sistemas de qualidade, visando atender o consumidor com produtos e serviços mais adequados ao mercado mais exigente.Com o tempo, esses sistemas se espalham pelo mundo.Nos setores de atividade econômica em que a forte concorrência e melhoria da qualidade significa a sobrevivência do negócio, sua aplicação chega a ser obrigatória.
A denominação 5S vem das iniciais de palavras que compõe as técnicas do programa.
- SEIRI- organização e utilização de áreas
- SEITON – ordem e arrumação
- SEISO – limpeza
- SEIKETSU – padronização, asseio, saúde
- SHITSUKE – disciplina, autodisciplina
A conquista da qualidade passa pelo Programa 5S. Implantar essas técnicas promove nas empresas mudanças de comportamento que aos poucos são incorporadas à rotina, possibilitando melhorias relevantes como algumas descritas abaixo:
- redução de custos e retrabalhos
- eliminações de desperdício
- melhorias na qualidade dos serviços prestados
- prevenções de acidentes
- incentivo à criatividade
- melhorias no ambiente de trabalho
- mais qualidade nas relações humanas
Implantar o Programa 5S nas serventias do Registro Civil promoverá um salto qualitativo. O crescimento do número de atendimentos e a diversificação de serviços ao público, resulta na necessidade de expansão e otimização de espaços. Um plano de implantação das técnicas do 5S propiciará, por exemplo, a transformação de áreas “bagunçadas” em espaços inteligentes, simplificados, facilitando a localização de documentos, agilização de procedimentos e ganho de tempo.
A partir de um diagnóstico o marco inicial de um Programa 5S acontece com o chamado “Dia da Grande Limpeza”.
O Programa 5S embora seja de simples realização, necessita de procedimentos que devem obedecer alguns passos. Sensibilização, treinamento de um gestor, formação de um comitê são algumas das iniciativas para a implantação do Programa.
Como dissemos no início deste artigo o Programa 5S é estratégico e como toda estratégia tem seu objetivo. Nosso objetivo, além dos citados acima, é proporcionar ao usuário serviço de qualidade, confiável, autêntico e transmitir a percepção de que o Cartório de Registro Civil é dinâmico, atual e em contínua evolução.
Um abraço e até nosso próximo encontro.
Por Gilberto Cavicchioli
É professor de pós-graduação em cursos de Gestão de Negócios, consultor e gestor da empresa Cavicchioli Treinamentos. Realiza cursos e palestras técnicas sobre gestão de pessoas em cartórios extrajudiciais. Autor dos livros O Efeito Jabuticaba, na 4ª edição e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado, na 2ª edição. Conheça nosso material sobre gestão em: cavicchiolitreinamentos.com.br