Inovação, criatividade e otimização de recursos são atualmente alguns dos objetivos mais frequentes na administração de qualquer empresa, independentemente do momento do mercado, seja este de expansão ou de retração.
Sem muita escolha, o cartório extrajudicial percebe as inovações sendo impostas pela sociedade no dia a dia, tornando primordial a agilização de procedimentos, a redução de custos, sem, é claro, descuidar da qualidade no atendimento ao cliente.
Nessa linha de raciocínio, o mapeamento e otimização de processos, ganha importância nos tabelionatos, tanto nos cartórios de menor porte, quanto nos de maior capacidade de atendimento e proporcional número de funcionários.
A metodologia de Mapeamento de Processos consiste no conjunto de atividades realizadas em sequência gradativa e que produz a cada atividade – uma informação, por exemplo, um bem de serviço.
Por meio de processos, as empresas gerenciam suas atividades e conquistam seus objetivos. Processos envolvem informações, procedimentos, equipamentos, materiais e pessoas alinhadas no seu entendimento e melhoramento.
O Mapeamento de Processos é a metodologia ágil e eficaz que facilita a compreensão do funcionamento da empresa. Consiste na descrição e representação gráfica das tarefas e conjuntos de atividades e seus caminhos percorridos pelo serviço na serventia. Sabe-se que toda atividade nos cartórios extrajudiciais tem um começo, um meio e um fim. O Mapeamento de Processos permite entender a união dessas ações visando otimizar recursos, reduzir desperdícios, eliminar atividades executadas em duplicidade ou até, tarefas inadequadas ou que não agregam valor algum aos usuários.
A metodologia passa por cinco etapas:
1. Medir e observar as atividades dos funcionários em seus setores de atuação no cartório.
2. Pensar na ideia de ganho de tempo e na simplificação. A motivação e estímulo aos funcionários envolvidos é fundamental nessa etapa.
3. Desenhar os fluxogramas de cada atividade, uma representação gráfica dos processos de trabalho e suas relações com o cliente interno e o cliente externo.
4. Simplificar ao máximo o fluxo de público, desde a recepção, o direcionamento aos postos de trabalho. Até as tarefas do setor de caixa, por exemplo, são mapeadas.
5. Avaliação de resultados e medidas corretivas visando melhorias. Funcionários são designados para aperfeiçoar as mudanças implantadas, fornecendo sugestões de aperfeiçoamentos.
A aplicação da metodologia de mapeamento de processos traz alguns benefícios como:
- Padronização de atividades envolvendo pessoas, documentos e informações;
- Redução de retrabalhos;
- Otimização do fluxo de informações;
- Melhorias na visão das tarefas e responsabilidades dos funcionários;
- Implantação da cultura da inovação no cartório.
Para dar início ao Mapeamento de Processos, algumas perguntas deverão ser respondidas pelas pessoas envolvidas na implantação da metodologia:
1. Qual é o objetivo de tal atividade?
2. Quem são as pessoas envolvidas, de quais áreas ou departamentos?
3. Quem é o responsável (uma espécie de gerente) pelo processo?
4. Quais as atividades a serem realizadas?
5. Temos restrições? Quais?
6. Como saberemos se estamos fazendo certo?
7. Quais as ferramentas serão utilizadas na atividade?
O Mapeamento de Processos é utilizado por empresas de serviços que primam pela estratégia de atender o cliente com excelência, sem descuidar da redução de custos e eficiência dos recursos humanos.
Sua implantação permite enxergar com clareza as oportunidades de melhoria da gestão, por meio da maior integração entre as atividades e atribuições de cada setor do tabelionato.
Os resultados aparecem rapidinho, pois quando enxergamos a totalidade dos processos, fica mais fácil identificarmos alternativas de mudanças, definir padronizações e elevar a qualidade do “produto final”.
Ficamos por aqui.
Até nosso próximo encontro, um abraço.
Publicado na Jornal do Notário, ano XIX
– ed. 182 – NOVEMBRO/DEZEMBRO – 2017
Por Gilberto Cavicchioli
É professor de pós-graduação em cursos de Gestão de Negócios, consultor e gestor da empresa Cavicchioli Treinamentos. Realiza cursos e palestras técnicas sobre gestão de pessoas em cartórios extrajudiciais. Autor dos livros O Efeito Jabuticaba, na 4ª edição e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado, na 2ª edição. Conheça nosso material sobre gestão em: cavicchiolitreinamentos.com.br