Para quem inicia a leitura deste artigo, informo aos caros leitores que o título não tem nenhuma conotação com o nosso futebol. A cor verde aqui faz referência ao processo gradual e contínuo de se criar nas serventias extrajudiciais a cultura da valorização, da sustentabilidade e preservação dos recursos naturais relacionados ao dia a dia das atividades e atribuições dos serviços prestados pelos cartórios extrajudiciais.

As agendas estratégicas e ações de empresas, independentemente do porte e do setor de atuação, para “felicidade geral das nações”, cresce exponencialmente. O assunto felizmente está em ebulição não se tratando, portanto, de modismo passageiro.

Empresas que se dedicam a temas socioambientais reduzindo impactos sociais estão entre as principais escolhas dos consumidores e atraem grandes investimentos.

Com o intuito de orientar de forma prática notários e registradores, que têm como estratégia seguir as já conhecidas políticas ESG (termo cunhado em 2004 do inglês Environmental, Social e Governance), elaboramos abaixo uma lista de ações que poderão ser implementadas na serventia extrajudicial, objetivando “torná-la verde e sustentável”.

Vale ressaltar que elaborar e por em marcha um Plano objetivando tornar o cartório extrajudicial em uma organização verde e sustentável, não se consegue da noite para o dia. Muitos obstáculos e adversidades deverão ser avaliadas, discutidas e superadas antes de sua implementação.

O Plano Diretor

Um PDVS – vamos batizar de Plano Diretor Verde e Sustentável – exige recursos diversos e a sua adoção e estabelecimento de medidas e procedimentos vão muito além das práticas de economia de papel e a utilização de documentos digitais com ganhos de produtividade. Nessa linha, a eliminação de formulários desnecessários e espaço para armazenamento de documentos impressos, servem como exemplo.

Tais medidas e procedimentos têm sempre como estratégia elevar a:

• Segurança jurídica;
• Segurança de dados;
• Eficiência do serviço prestado;
• Qualidade do atendimento aos usuários.

Energia eficiente

• Substituir lâmpadas convencionais por lâmpadas LED de baixo consumo energético;
• Desligar equipamentos e luzes quando não estiverem em uso;
• Desativar ou substituir equipamentos antigos, como ventiladores ou aparelhos de ar condicionado que consomem muita energia, por equipamentos modernos;
• Estimular uso consciente de energia por parte dos funcionários e usuários.

Uso consciente e reciclagem de materiais

• Estabelecer um programa de reciclagem no cartório: disponibilizando lixeiras de coleta seletiva para papel, plástico, vidro e metal. Eduque os funcionários sobre a importância da reciclagem e incentive sua participação ativa.
• Redução de papel: busque reduzir ao máximo o uso de papel. Utilize documentos digitais sempre que possível e incentive a digitalização de processos. Adote práticas de impressão frente e verso, elimine o uso de formulários desnecessários e promova o armazenamento eletrônico de documentos.
• Uso consciente da água: Promova o uso consciente da água, verificando e consertando vazamentos, instalando dispositivos economizadores de água nas torneiras e adotando práticas de reutilização da água sempre que possível.
• Transporte sustentável: Incentive os funcionários a utilizarem meios de transporte sustentáveis, como bicicletas ou transporte público, sempre que possível. Estabeleça parcerias com empresas de carona compartilhada ou ofereça incentivos para quem adotar essas práticas.
• Comunicação eletrônica: Priorize a comunicação eletrônica em vez do envio de correspondências físicas sempre que possível. Utilize e-mails, mensagens instantâneas e videoconferências para reduzir o consumo de papel e as emissões de gases de efeito estufa decorrentes do transporte.
• Conscientização e treinamento: Realize treinamentos e campanhas internas para conscientizar os funcionários sobre práticas sustentáveis e a importância da preservação ambiental. Incentive a participação ativa de todos na busca por soluções mais sustentáveis. Além disso, procure formas de reduzir a geração de resíduos, como evitar o uso de copos descartáveis e optar por materiais reutilizáveis.
• Parcerias sustentáveis: Busque parcerias com fornecedores e prestadores de serviços que também tenham um compromisso com a sustentabilidade ambiental. Dê preferência a empresas que adotam práticas sustentáveis em suas operações.
• Monitoramento e melhoria contínua: Estabeleça indicadores de desempenho ambiental e monitore regularmente o consumo de recursos naturais, a produção de resíduos e outras métricas relevantes. Use essas informações para identificar áreas de melhoria e programar medidas adicionais para reduzir o impacto ambiental do cartório.
• Incentivo ao trabalho remoto: Quando possível, promova o trabalho remoto para os funcionários do cartório. Isso reduzirá o consumo de energia, as emissões de carbono relacionadas ao transporte e contribuirá para a qualidade de vida dos colaboradores. Conheço relatos de escreventes que conseguem ganhos de produtividade trabalhando de forma híbrida, em parte da semana de casa e parte no cartório.
• Educação da equipe: Promova a conscientização ambiental entre as equipes de funcionários do cartório por meio de treinamentos, palestras e campanhas internas. Incentive a participação ativa dos colaboradores em práticas sustentáveis e crie uma cultura de responsabilidade ambiental.

Vale enaltecer que a transição para um cartório verde e sustentável é um processo gradual e contínuo. Cada pequena ação poderá fazer a diferença. Além disso, envolver todos os funcionários e criar uma cultura de sustentabilidade é fundamental para o sucesso dessa iniciativa.

Evento de Conscientização

Recentemente participei do evento Legal Tech Summit extrajudicial, realizado em julho/2023 em Florianópolis/SC, que reuniu palestrantes sobre gestão de negócios e especialistas em temas notariais e registrais.

O Evento, contou com a participação de 160 registradores e notários de todo o Brasil. Estive presente nesse evento com a palestra “Cartório Sustentável e Gestão de Pessoas”. Observei com grata surpresa durante a apresentação da palestra, algumas ações narradas pelos participantes alinhadas às políticas ESG visando preservação do meio ambiente e sustentabilidade dos seus cartórios.

A quantidade de ações já implantadas e em muitas mais em andamento, mostra que a cultura da preservação dos recursos naturais já está conscientizada por muitos notários e tabeliães, o que vem demonstrar sinais de gestão atenta aos temas contemporâneos e obrigatórios em uma economia mais justa e ambientalmente correta.

Empresas em geral e aqui se incluem os cartórios extrajudiciais, ao adotarem políticas visando a preservação dos recursos naturais e práticas ESG correm menos riscos de enfrentarem problemas jurídicos, fraudes e sofrer ações por impactos ao meio ambiente.

Toda ação sustentável traz enormes benefícios aos usuários, aos cidadãos e toda a sociedade.

Ficamos por aqui, até nosso próximo encontro.

Publicado originalmente no Jornal do Notário CNB/SP – ANO XXV – Nº 216
– JUL/AGO – 2023, pgs. 24 e 25.

Por Gilberto Cavicchioli

É professor de pós-graduação em cursos de Gestão de Negócios, consultor e gestor da empresa Cavicchioli Treinamentos. Realiza cursos e palestras técnicas sobre gestão de pessoas em cartórios extrajudiciais. Autor dos livros O Efeito Jabuticaba, na 4ª edição e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado, na 2ª edição. Conheça nosso material sobre gestão em: cavicchiolitreinamentos.com.br