É hora de re… A gestão do Cartório

Num cenário de tantas mudanças e incertezas, uma coisa é certeza. Precisaremos repensar os nossos hábitos, criar novas normas para a comunicação, requalificar pessoas e a distribuição de tarefas por meio digital. São alguns dos desafios que a atividade notarial e registral enfrentam como meio de manter suas características fundamentais como a qualidade no atendimento aos seus usuários, a imparcialidade e o padrão de segurança jurídica ao cidadão.

Os fatos recentes nos abrigam a romper paradigmas. Vídeos, memes, depoimentos influenciam as nossas atividades cotidianas, tanto do brasileiro mais vulnerável como o do topo da pirâmide social.

O nosso foco é mostrar como o momento atual exige uma revisão, um redesenho, uma reflexão sobre as formas de trabalhar. Rever a maneira de gerir o nosso negócio.

O trabalho remoto, por exemplo, o home office, que as serventias extrajudiciais estão obrigadas a implantar e aderir, mudando a rotina profissional – seja você líder ou integrante de uma equipe. Como vai ser a rotina? Ou, o que se vai produzir? Ou o que e quando preciso entregar, são novidades na gestão remota.

Trabalhar remotamente é uma transição gradativa, exige tempo de adaptação, que pode ser de uma ou de algumas semanas. Lembrando que o ato notarial lavrado ainda não pode ser finalizado em meio digital.

Para enfrentarmos a fase desafiadora, relaciono dez dicas com base no que tenho observado nos cartórios extrajudiciais.

1. Manter a produtividade da equipe que antes era medida por horas de trabalho passa a ser medida por objetivos. Objetivos do dia, por exemplo, individuais e coletivos exigem planejamento e autodisciplina;
2. Contar com funcionários em trabalho remoto exige reuniões periódicas de alinhamento das atividades cotidianas, com o uso das ferramentas de comunicação digitais disponíveis como ZOOM, SKYPE, TEAMS, que são alguns exemplos. Essas reuniões, com duração de dez minutos ou algo assim, poderão acontecer duas vezes ao dia, uma vez ao dia, ou semanalmente, no entanto, obrigatoriamente deverão ocorrer;
3. A frequência das reuniões dependerá da maturidade, do preparo, da autonomia da equipe e também da complexidade do ato notarial;
4. É importante que se estabeleça as formas de comunicação entre as pessoas envolvidas no trabalho remoto: WhatsApp, celular, tel. fixo, que permitam acesso frequente e fácil aos membros da equipe;
5. Criar uma planilha registrando os horários trabalhados com o número de horas dedicadas a essa ou aquela atividade é interessante para acompanhamento. Tente cumprir o seu horário de trabalho normal;
6. Inserir momentos de diversão no planejamento semanal, incluindo situações para a equipe jogar conversa fora;
7. Criar a rotina com uma agenda de atividades para descompressão e relaxamento. Horários de parada para um café digital, almoço, etc.;
8. Seguir à risca, as pausas são fundamentais e reduzem a sensação de isolamento. Nossa resiliência entra em campo nessa hora;
9. Fortalecer a confiança dos membros da equipe dividindo responsabilidades e atribuições. A cooperação, empatia e engajamento são efeitos dessa confiança; As metas de trabalho devem ser comunicados com clareza à equipe, por meio de avisos curtos de poucas linhas, personalizados à medida que exigem mais empenho e habilidades específicas dos funcionários;
10. Fornecer feedbacks oportunos e frequentes aos escreventes e auxiliares, em equipe ou individualmente, mantêm a motivação e o progresso das tarefas.

Neste contexto, os cartórios notariais localizados em áreas rurais certamente enfrentam desafios imensos, cabendo ao tabelião dosar a implantação dessas medidas, proporcionais ao tamanho do cartório, à sua receita e número de funcionários.

Na sequência ao emprego de palavras com o prefixo “re”, já bastante presente no texto acima, aproveito para citar outras ações visando aprimorar as atividades na serventia:

• Reestruturar a solidariedade entre as pessoas, redesenhar os processos de atendimento;
• Refletir sobre a forma de encarar o novo, o pensar fora da caixa;
• Redesenhar posturas antigas que são inadequadas nos tempos de hoje, que já foram úteis no passado, mas que no presente perderam utilidade e contribuição;
• Retrabalhar o que vem dando certo, o que tem se mostrado eficiente, ágil e bem aceito pelos clientes internos e pelos usuários do cartório;
• E finalmente, o “re” de reolhar para dentro de nós mesmos, redefinir nossas formas de trabalhar, celebrar, sorrir e prosperar.

Até nosso próximo encontro.

Publicado originalmente no Jornal do Notário – ANO XXII – Nº 196
– MAR/ABR – 2020, pgs. 52 e 53