A gestão de pessoas eficaz em cartórios extrajudiciais pode envolver uma variedade de desafios e situações complexas, devido à natureza específica e sensível dos serviços desempenhados pelas serventias.

A atividade notarial e registral exige não apenas competências técnicas, mas também, habilidades interpessoais e um comprometimento excepcional da equipe.

Ao caro leitor, que nos acompanha nesta coluna, elaboramos uma relação – simplificada e objetiva – de situações e problemas que poderão surgir no trabalho cotidiano das serventias, envolvendo o atendimento ao público externo, os usuários, a empresa pessoa jurídica, os tabeliães, os registradores e todos os colaboradores.

Onze desafios e situações complexas

1. Alta demanda sazonal 

Os cartórios extrajudiciais frequentemente lidam com picos de demanda e alta carga de trabalho, como durante períodos de eleições, casamentos em massa e semanas com feriados, por exemplo. Tais sazonalidades concentradas elevam o fluxo de usuários e exigem uma grande quantidade de serviços. A gestão de pessoal e seus líderes precisam lidar com a sobrecarga de trabalho temporária, determinando prioridades e tentando cumprir as promessas de prazos.

2. Falta de comunicação 

A comunicação inadequada ou imperfeita cheia de ruídos entre a equipe pode levar a erros, mal-entendidos e atrasos na prestação de serviços, afetando a confiança do público em relação à capacidade de atendimento do cartório.

3. Falta de capacitação e treinamento 

Em alguns casos, os funcionários podem não receber treinamento adequado para lidar com as complexidades legais e administrativas envolvidas nas atividades do cartório. Isso pode levar a atrasos na entrega e a um ambiente de baixa motivação e desarmonia.

4. Rotatividade de pessoal 

A natureza técnica e especializada do trabalho em cartórios pode levar a uma alta rotatividade de pessoal, o que pode prejudicar a continuidade e a eficiência operacional, provocando a elevação de custos com os recursos humanos.

5. Sobrecarga de trabalho 

A carga de trabalho constante e a pressão para atender prazos e especificidades da atividade notarial e registral podem resultar em estresse e esgotamento entre os funcionários, afetando a qualidade do trabalho, a produtividade e a satisfação no emprego.

6. Conflitos internos 

As relações interpessoais no local de trabalho podem se tornar tensas, especialmente quando os funcionários têm que lidar com situações delicadas, como divórcios, heranças disputadas, testamentos, usucapião, entre outros.

Manter o foco na solução das questões com serenidade e confiança é fundamental.

7. Tecnologia desatualizada 

Cartórios que não investem em sistemas e tecnologias modernas podem enfrentar desafios na gestão no armazenamento e monitoramento de dados, na comunicação e eficiência operacional.

8. Desafios éticos 

A natureza confidencial e delicada das informações operadas em cartórios extrajudiciais pode dar origem a desafios éticos, como a necessidade de manter a privacidade do cliente e agir de maneira imparcial em situações jurídicas complexas obedecendo a normas e procedimentos.

9. Legislação em constante mudança 

Alterações frequentes na legislação podem exigir atualizações regulares nos procedimentos do cartório, o que pode ser desafiador tanto para os tabeliães, notários e registradores quanto à equipe de colaboradores para acompanhar as rápidas evoluções.

10. Desafios na gestão de documentos 

O volume significativo de documentos e a necessidade de armazenamento seguro e organização eficiente podem representar desafios logísticos e administrativos. Atribuir responsabilidades nessa organização contribui para a otimização dessa atividade.

11. Reclamações e litígios 

Possíveis erros ou atrasos nos serviços prestados pelo cartório – previsível ou normal em atividades com alto grau de complexidade – podem resultar em reclamações e até litígios, exigindo uma gestão eficaz para resolução e prevenção de problemas futuros. A comunicação transparente entre a serventia e o usuário é essencial.

A combinação de estratégias

Os desafios e situações relacionados exigem uma abordagem técnica e estratégica na gestão de recursos humanos. Buscar soluções que promovam eficiência operacional, satisfação dos colaboradores e qualidade na entrega do serviço ao usuário deverá ser sempre a estratégia predominante.

Quanto maior o número de colaboradores e o volume de atendimentos na serventia, maior será a demanda por pessoas capacitadas para administrar com eficiência as situações citadas.

Essa abordagem envolve a combinação vital de treinamento adequado, investimento em tecnologia, políticas claras de gestão de pessoal e liderança.

O resultado é uma experiência positiva para usuários e colaboradores: eficiente, ágil, precisa e humanizada.

Ficamos por aqui. Até nosso próximo encontro.

Publicado originalmente no  Jornal do Notário CNB/SP – ANO XXV – Nº 219
– JAN/FEV – 2024, pgs. 26 e 27.