Por que o compliance já faz parte do dia a dia de alguns cartórios?

O Brasil, em sua história recente, jamais precisou concentrar tanto esforço conjunto para prevenir-se de crimes financeiros, financia-mento de atividades ilícitas e corrupção.

A palavra compliance, derivada do verbo em inglês “to comply” (obedecer, estar em ordem) pode ter vários significados, mas o que mais se ajusta ao seu uso no Brasil é o de “obediência” às leis e de “conformidade” às regras e conduta ética.

A atividade de compliance representa a preocupação das empresas para que haja o cumprimento de todas as leis, regras e regulamentos a que uma empresa está sujeita. O tema ganha projeção nacional.

A oportunidade para trazer ao nosso leitor as atividades de compliance tem como base três situações simultâneas:

1. O cenário político e econômico mundial exige a partir de 2001- com a quebra de grandes empresas americanas – que companhias de vários segmentos da economia elaborem e constituam seus códigos de ética e de boa conduta, com a finalidade de assegurar a inexistência de não conformidades em seus atuais processos de produção e de prestação de serviços;

2. O Brasil, visando tornar mais rígidas as leis anticorrupção, regulamentou os compliances por meio da Lei nº 12.846/2013 – a Lei da Empresa Limpa;

3. A matéria de capa do Jornal do Notário nº 173 de Mai/Jun – 2016, falando do Simpósio Hispano-Brasileiro de Direito Notarial e o importante papel do notário no combate à corrupção e à lavagem de dinheiro no Brasil e Espanha.

Como exemplo, alguns desses códigos de boa conduta em uso, são as leis ambientais, as leis concorrenciais, a autorregulamentação na publicidade e leis anticorrupção. No rastro dessas necessidades de segurança jurídica e administrativa robusta, há cartórios em São Paulo reforçando ainda mais a imagem pública de credibilidade e elaborando seus Manuais de Compliance – com esse nome mesmo -, criados especialmente com os objetivos de:

1. Alinhar o comportamento ético com as novas regras e leis;

2. Alertar os colaboradores sobre algumas práticas e situações que devem ser evitadas na prática dos atos registrais e notariais;

3. Conscientizar os colaboradores a identificar e gerenciar riscos em suas atividades;

4. Fornecer orientação quanto à forma de agir em situações e/ou problemas que possam provocar condutas inapropriadas.

O compliance, portanto, não se trata de um modismo desnecessário que chegou para aumentar custos e burocratizar as relações de trabalho. As regras de compliance devem funcionar como um guia, um monitoramento, que ajuda a assegurar sua reputação e apoio a:

1. Redução de riscos: o cartório pode ser responsabilizado por aquilo que deveria fazer e não fez;

2. Impedimento de resultados danosos;

3. Necessidade de adequação às novas normas.

A atividade de compliance nos cartórios pode significar a elaboração e o aperfeiçoamento de um código interno de ética e conduta, com diretrizes e práticas definidas para todos aqueles que participam das atividades exercidas pelo oficial de registro ou tabelião, com o intuito de detectar, identificar e impedir ilegalidades como também aperfeiçoar a qualidade dos atos praticados e a manutenção do clima organizacional.

É importante atentar para os aspectos comportamentais de um sistema de compliance. As pessoas envolvidas deverão ser treinadas e os controles implantados, aprovados e monitorados a partir da alta direção, permeando por todo o cartório. A conscientização e o engajamento dos envolvidos são importantes, pois seguir regras e procedimentos friamente não levará êxito ao processo. Pessoas orientadas para as boas práticas e ética contribuem para a formação de melhores cidadãos, inserindo as empresas em um importante contexto social neste momento em que a sociedade cobra maior transparência por parte de todas as partes envolvidas.

Ficamos por aqui. Um abraço.

Publicado no Jornal do Notário, Ano XVIII No. 174, JUL/AGO – 2016

Por Gilberto Cavicchioli

É professor de pós-graduação em cursos de Gestão de Negócios, consultor e gestor da empresa Cavicchioli Treinamentos. Realiza cursos e palestras técnicas sobre gestão de pessoas em cartórios extrajudiciais. Autor dos livros O Efeito Jabuticaba, na 4ª edição e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado, na 2ª edição. Conheça nosso material sobre gestão em: cavicchiolitreinamentos.com.br